Whistleblowing

Procédure de signalement au CAA de violations du cadre législatif et réglementaire applicable au secteur des assurances

1. Qui peut faire du whistleblowing auprès du CAA? 
   Toute personne de bonne foi, et spécifiquement les personnes travaillant ou ayant travaillé auprès d’entités du secteur des assurances luxembourgeois, peuvent rapporter au CAA de manière confidentielle et sécurisée d’éventuels dysfonctionnements ou manquements commis par ou auprès de personnes soumises à la surveillance du CAA. Le whistleblowing auprès du CAA ne devrait toutefois pas être utilisé pour des faits qui sont manifestement de nature pénale, tel que l’exercice illégal des activités du secteur des assurances. Les personnes ayant connaissance de faits susceptibles de constituer un crime ou un délit sont invitées à faire une dénonciation au procureur d’Etat.
   La présente procédure ne s’applique pas aux personnes qui sont légalement soumises à une obligation professionnelle de révélation par rapport au CAA, tel que les réviseurs d’entreprises agréés, les actuaires, etc.
2. Pour quel genre de signalement le formulaire Whistleblowing peut-il être utilisé?
   Le formulaire Whistleblowing est destiné aux signalements prévus par :
     •  l’article 4, lettre o) de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances ainsi que
     •  ​l’article 8-3 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.
3. Les clients de prestataires de services du secteur des assurances peuvent-ils utiliser la procédure de whistleblowing ? 
   Même si la procédure de whistleblowing est destinée en premier lieu aux employés et anciens employés du secteur des assurances, elle peut aussi être utilisée par les clients des professionnels soumis à la surveillance du CAA.
   Toutefois, lorsqu’un client a un différend commercial avec un tel professionnel, il est invité à déposer une réclamation telle que prévu par la procédure de règlement extra-judiciaire. 
4. Comment se fait la déclaration? 
   Avant de contacter le CAA, les employés de professionnels du secteur des assurances sont invités à utiliser d’abord la procédure d'alerte interne auprès du professionnel, s’il y en a.
   En principe, le CAA n’examinera que les déclarations soumises via le formulaire Whistleblowing qui doit être transmis par e-mail à l’adresse suivante: whistleblowing@caa.lu.
   Si ce n’est pas possible ou si le whistleblower ne se sent pas en mesure de procéder ainsi, il peut appeler le 226911-1 pendant les heures de bureau avant de transmettre une déclaration écrite. Le CAA ne fera pas d’enregistrement d’alertes transmises par voie téléphonique.
5. Est-ce que le CAA examinera la déclaration même si le whistleblower n’a pas d’abord utilisé la procédure d’alerte interne auprès du professionnel ? 
   Oui, mais le whistleblower est néanmoins invité à transmettre l’alerte d’abord en interne.
6. Est-ce que l’identité du whistleblower sera divulguée, notamment à son employeur?
   Le CAA s’engage à protéger l’identité du whistleblower dans les limites de la législation applicable. En d’autres termes, ni l’identité de l’employé ayant effectué un whistleblowing, ni celle de tierces personnes éventuellement impliquées, ne sera communiquée au professionnel visé. L’identité du whistleblower et des tierces personnes ne sera divulguée que dans des circonstances où cela devient inévitable par la loi (par exemple en raison de l'obligation du CAA d'informer le procureur d’Etat si les faits sont susceptibles de constituer un crime ou un délit, ou dans le contexte d’une procédure pénale vis-à-vis de l’entité où le déclarant pourra, le cas échéant, être cité comme témoin). Alors qu’il ne pourra, malgré toutes les précautions, pas être totalement exclu que l’employeur découvre l'identité du whistleblower par le recoupement d’informations, le CAA mettra bien entendu tout en œuvre pour la protéger.
7. Quelles informations le CAA nécessite-t-il du whistleblower ? 
   Le nom et les détails de contact du whistleblower sont des éléments importants pour faciliter le traitement des informations et pour permettre au CAA de contacter le whistleblower en cas de questions additionnelles.
   Le whistleblower doit disposer de motifs raisonnables de croire que les informations qu’il transmet au CAA ainsi que toutes les allégations qu’elles contiennent sont sincères et vraies.
   Évidemment, des pièces corroborant ces révélations peuvent également être fournies. En cas de dénonciation anonyme, des pièces à l’appui de la dénonciation doivent être fournies.
8. Est-ce que le CAA donne des conseils juridiques dans le cadre d'une procédure de whistleblowing? 
   Non, le CAA ne donnera pas de conseils juridiques à un whistleblower en ce qui concerne les informations communiquées.
9. Le whistleblower sera-t-il informé des suites données à sa déclaration? 
   Non, en raison de l'obligation légale sur le secret professionnel, le CAA n’informera pas le whistleblower des mesures concrètes prises suite à sa déclaration.