Whistleblowing / Lanceur d'alerte
Procédure de signalement au CAA de violations du cadre législatif et réglementaire applicable au secteur des assurances
Qui peut être lanceur d’alerte (whistleblower) au sens de la loi du 16 mai 2023 auprès du CAA et bénéficier d’une protection contre des représailles ?
Toute personne de bonne foi, et spécifiquement les personnes travaillant ou ayant travaillé auprès d’entités du secteur des assurances luxembourgeois, peuvent rapporter au CAA de manière confidentielle et sécurisée d’éventuelles violations de dispositions de droit national ou européen applicables au secteur de l’assurance, commises par ou auprès de personnes soumises à la surveillance du CAA. Le signalement auprès du CAA ne devrait toutefois pas être utilisé s’il y a des motifs raisonnables de croire que les informations signalées ne sont pas véridiques. Les personnes ayant connaissance de faits susceptibles de constituer un crime ou un délit (ex. : exercice illégal d’activités du secteur de l’assurance) sont invitées à faire une dénonciation au procureur d’Etat.
Pour quel genre de signalement le formulaire Whistleblowing peut-il être utilisé ?
Le formulaire Whistleblowing est destiné aux signalements tombant dans le champ de compétence du CAA et notamment prévus par :
• l’article 4, lettre o) de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances ainsi que
• l’article 8-3 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.
Les clients de prestataires de services du secteur des assurances peuvent-ils utiliser la procédure de whistleblowing ?
La procédure de whistleblowing est destinée en premier lieu aux salariés, anciens salariés, travailleurs indépendants, personnes travaillant sous la supervision de contractants, sous-traitants ou fournisseurs, bénévoles, stagiaires rémunérés ou non, actionnaires, membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance du secteur des assurances.
Toutefois, lorsqu’un client a un différend avec un professionnel du secteur de l’assurance qu’il souhaite résoudre sans passer par une procédure judiciaire, il est invité à déposer une réclamation dans le cadre de la procédure de règlement extra-judiciaire (voir aussi le Règlement du CAA n° 19/03 du 26 février 2019).
Comment se fait la déclaration et quelle est la protection prévue par la loi ?
La loi prévoit une liste - non-exhaustive - de représailles interdites à l’encontre d’un auteur de signalement. Avant de contacter le CAA, les auteurs de signalement travaillant auprès d’un professionnel du secteur des assurances sont invités à utiliser d’abord la procédure d'alerte interne existante auprès du professionnel.
Le CAA n’examinera que les déclarations effectuées en français, allemand, luxembourgeois ou anglais soumises soit : via le formulaire « Whistleblowing » qui doit être transmis par e-mail à l’adresse suivante: whistleblowing@caa.lu; soit, si une déclaration écrite n’est pas envisageable, le lanceur d’alerte peut appeler le 226911-1 pendant les heures de bureau et être mis en relation avec un membre de son personnel autorisé. Les appels téléphoniques ne sont pas enregistrés. Sur demande, et aux seules fins de signalement, il est possible pour le lanceur d’alerte de solliciter une rencontre en personne avec un membre autorisé du personnel du CAA.
Le CAA a la faculté de solliciter une confirmation écrite ou orale d’informations communiquées de manière incomplète ou imprécise. A défaut de communication des informations complémentaires dans le délai imparti, le CAA ne sera potentiellement pas en mesure de fournir à l’auteur un retour d’information.
Le CAA accuse réception du signalement dans un délai de sept jours et fournira, sauf circonstances exceptionnelles, un retour d’information sur la recevabilité du signalement dans un délai de 3 mois à son auteur. Compte tenu de la réglementation applicable au CAA qui interdit la divulgation de toute information confidentielle concernant des entreprises ou des individus, le CAA ne peut informer des suites données au signalement, hormis lorsque la loi permet de rendre publiques d’éventuelles sanctions.
Quelles informations le CAA nécessite-t-il du lanceur d’alerte ?
Le nom et les détails de contact du lanceur d’alerte sont des éléments importants pour faciliter le traitement des informations et pour permettre au CAA de contacter le lanceur d’alerte en cas de questions additionnelles.
Le lanceur d’alerte doit disposer de motifs raisonnables de croire que les informations qu’il transmet au CAA ainsi que toutes les allégations qu’elles contiennent sont sincères et vraies.
Évidemment, des pièces corroborant ces révélations peuvent également être fournies. En cas de signalement anonyme, le CAA recommande toutefois de joindre des pièces à l’appui du signalement.
Est-ce que le CAA examinera la déclaration même si le lanceur d’alerte n’a pas d’abord utilisé la procédure d’alerte interne auprès du professionnel ?
Oui, mais le lanceur d’alerte est néanmoins invité à transmettre l’alerte d’abord en interne. Les entités de 50 travailleurs et plus doivent établir un canal de signalement interne géré d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans le signalement. Ce canal de signalement doit permettre d’effectuer des signalements écrits et/ou oraux dans une des trois langues administratives, sans préjudice pour les entités de permettre l’utilisation de langues supplémentaires. Il doit être possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur du signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Est-ce que l’identité du lanceur d’alerte sera divulguée, notamment à son employeur ?
Le CAA s’engage à protéger l’identité du lanceur d’alerte dans les limites de la législation applicable. En d’autres termes, ni l’identité du travailleur ayant effectué un signalement, ni celle de tierces personnes éventuellement impliquées, ne sera communiquée au professionnel visé. L’identité du lanceur d’alerte et des tierces personnes ne sera divulguée que dans des circonstances où cela devient inévitable par la loi (par exemple en raison de l'obligation du CAA d'informer le procureur d’Etat si les faits sont susceptibles de constituer un crime ou un délit, ou dans le contexte d’une procédure pénale vis-à-vis de l’entité où le déclarant pourra, le cas échéant, être cité comme témoin). Alors qu’il ne pourra, malgré toutes les précautions, pas être totalement exclu que l’employeur découvre l'identité du lanceur d’alerte par le recoupement d’informations, le CAA mettra bien entendu tout en œuvre pour la protéger.
Quel est le régime applicable au traitement de mes données personnelles ?
Les informations recueillies sur le formulaire « Whistleblowing » de transmission de l’alerte sont enregistrées dans un fichier informatisé du CAA afin de permettre le suivi. Vous pouvez consulter les informations relatives au traitement des données à caractère personnel sous l’onglet « protection des données » et exercer votre droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition ou de limitation du traitement de vos données personnelles en contactant le CAA. Par courrier: Commissariat aux Assurances, 11, rue Robert Stumper, L-2557 Luxembourg; par email : whistleblowing@caa.lu ou dpo@caa.lu. Vous pouvez également introduire une réclamation au sujet du traitement de vos données auprès de la CNPD.
Les institutions et organes de l’Union informent les personnes concernées lorsqu’elles traitent de données personnelles.
Le lanceur d’alerte a-t-il des voies de recours en cas de représailles et à qui peut-il s’adresser ?
Toute mesure de représailles ainsi spécifiée par la loi est nulle de plein droit. La personne concernée doit en demander la constatation dans les 15 jours auprès de la juridiction compétente par voie de requête. Elle peut également agir judiciairement en réparation du dommage subi. L’office des signalements (13, rue Erasme, Centre administratif Pierre Werner, L-1468 Luxembourg ; voir aussi sous https://mj.gouvernement.lu/) informe et aide dans sa démarche toute personne souhaitant effectuer un signalement interne ou externe.